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ETC・ガソリンカード管理表エクセルテンプレートとは｜不正防止に管理が必要な理由
燃費・ガソリンカード管理表とはETCカードなどの給油カードを利用する際に、行き先や持ち出し・返却時間などを管理し不正利用を防止するための管理表です。
ETC・ガソリンカードは給油時に割引が受けられたり、クレジットカード機能を利用することで従業員の備品や消耗品購入など便利な機能がありますがしっかりと管理する必要があります。
今回は不正利用を防止するための社内ルールについて解説しながら、おすすめのガソリンカード管理表・社用車の燃費管理におすすめエクセルテンプレートを紹介していきます。
法人向けカード・ガソリンカードに関する不正利用の手口
次のデータはコンカーが提供しているホワイトペーパー「法人カード利用の実態調査と不正利用に関する考察」より抜粋した調査結果です。
見聞きしたことのある不正利用の手口としては下記のように「ごまかし・架空請求」といった方法が上位にきています。
- 経費申請のごまかし
- 架空請求・水増し発注・キックバック
- 架空売上の計上
これらは業務上の横領行為に該当し「業務上横領罪」という罪になりますが、従業員や社員の横領が明るみになれば会社の引用問題にもなるためカードの不正利用レベルでは起訴されることは少なく社内で解決が多いとされています。
法人カードの利用で拡大を検討したい項目のトップは旅費・交通費
また上記のアンケート調査によると企業・団体のカード決済を拡大したい項目の上位には「出張経費」が1位、ついで「交通費」となっており、今後も法人カードやガソリンカード利用による交通費利用は増えていくことが予想されます。
不正利用が起こらないためにも社内ルールや規定をしっかりと策定し管理・運用体制を固め、実際に不正利用があった際には規定にそった処罰が必要となります。
法人向けガソリンカード・ETCカードの詳細はそれぞれで詳細を解説しています。
無料おすすめ法人向けETC・ガソリンカード管理表エクセルテンプレート3選
ETCカード管理表 エクセルテンプレート無料ダウンロード
テンプレート倉庫ではさまざまなビジネス用のエクセルテンプレートが無料ダウンロードできるサイトです。日付・使用者・カード番号・持ち出し・返却時間など使用履歴の管理に必要な項目がそろっています。
ガソリン集計表 エクセル無料ダウンロード
業務用テンプレートメニューは仕事で使用できるフリーのテンプレートを集めたサイトで、ガソリンカード管理表だけでなく見積・納品書・交通費精算書などさまざまな無料エクセルテンプレートを公開しています。
ETCカード管理表 燃料給油及び走行距離兼カード貸出票
こちらのテンプレートは川越地区消防組合が公開しているETCカードの管理表で、エクセルではありませんがPDFのため印刷してすぐに利用することができます。
会社の法人ETC・ガソリンカード不正利用防止・管理方法・社内ルール
管理表でのETC・ガソリンカードの持ち出し、利用管理と合わせて大切なのが上述でも触れたように社内ルールや規定を作っておくことです。
上司への事前申告・貸出/利用管理表への記入
従業員のカード利用が適正であるかどうかは経理部門だけで管理するには限界があります。例えばどれが「プライベート・接待交際費」なのかや、「社用車のガソリン代・自家用車のガソリン代」はなかなか見分けができません。
しかし管理表に記入を行い上司にも事前に報告しておくことで、何にいくら・いつ利用するのかといったことが明確になるため、上司が承認していない日付や用途での利用があればすぐに不正かどうか判断がつきます。
領収書の受け取りを義務化する
カードの利用明細があれば領収書の必要はなく会計上の経費として認められる可能性は高いですが、使用者・店舗名・利用額といった部分までしか把握することはできません。
曖昧さを避けるためにも法人カードやガソリンカードを利用したら、領収書やネット上の画面をスクリーンショットを行う・領収書には「誰と何の目的で利用したか」を記載させるのが理想です。
クレジットカード付きガソリンカードの場合は飲食店などでも利用ができてしまうため、接待で利用したとしても領収書の裏側にメモを記載すればある程度は不正利用の防止にもつながるでしょう。
不正利用時のペナルティを明確化
しかし上記のように管理体制を整えていても不正が発生してしまう可能性もあります。
- 上司によるカードの不正利用
- 部下の虚言に気づけなかった場合
- 領収書のメモ情報自体が捏造である
つまり管理体制を作っていても100%不正利用を防止することはできないと考えた方がよいでしょう。そのため不正利用が発覚した場合には厳格なルール・ペナルティを明確化しておくことで抑止力にもつながります。
会社の利益を不正利用されることは社員・株主にとっても不利益となるため、「不正利用は犯罪」、「発覚時には減給や降格」といった厳しい対応を会社としても定めておくべきでしょう。
利用目的・限度額を細かく設定しておく
法人カードやガソリンカードの追加カードには利用限度額を設定できるものもあるため、役職によって利用可能額を設定するといった方法もよいでしょう。
また利用目的を細かく設定しておくことも不正利用防止対策の1つです。高速道路料金やETC・ガソリン台以外で利用できるものは新幹線代・飛行機代など移動手段のみに限定することで、不要な経費も削減し防止対策にもなります。
コストを把握し見える化しておく
法人ETCカードやガソリンカードは上司だけでなく、一般従業員も使用することが多いでしょう。そのためコストの見える化をしておくことで複数人の営業がいたとしても、1人だけ圧倒的に大きな金額を利用している場合には炙り出しができます。
正当な理由がないにも関わらず人よりも多くの金額を利用しているとなれば、怪しく見えるため調査対象者を絞り込むことができるようになります。
そのため同じ職種の社員や昨年度の金額利用データなどを可視化しておくことで、利用額が把握されているというだけで抑止力にもつながりるためぜひ実践してみましょう。
